Exchange, Create Database, Create User, Journal Rules, Retention Policies

YÊU CẦU:
1. Tạo Database cho exchange
2. Tạo mới mail box có tên Journal và trỏ vào Database có tên MailBoxDB
3. Tạo Journal Rules
4. Enable Archive Cho User
5. Retention Policies

THỰC HIỆN:
1. Tạo Database cho exchange

thực hiện như hình, nhưng để ý nhớ chọn Enable circular logging. Tính năng này cho phép tối ưu log của databe vừa tạo, nếu không chọn logs của data này ngày một tăng sẽ làm ảnh hưởng đến tốc truy cập của user trong database này và tốn tài nguyên server.

- Tương tự tạo thêm database có tên MailBoxDB.

Thực hiện bằng Exchange Shell

New-MailboxDatabase -Name "JournalDB" -EdbFilePath E:\ExchangeData\JournalDB\JournalDB.edb -LogFolderPath "E:\ExchangeData\JournalDB\Logs"

Mount-Database -identity "JournalDB"

hoặc

Mount-Database -identity "JournalDB" -Force

2. Tạo mới mail box có tên Journal và trỏ vào Database có tên MailBoxDB

Noted: Các bạn có thể chọn bất kỳ database nào bạn thích

3. Tạo Journal Rules

Mục đích: khi email ra vào của user nào đó chúng tạo Journal để copy 1 bản sao và chuyển vào địa chỉ khác (nhân bản và chôm í). Ở đây chúng tạo journal để copy email vào ra của user Van Cong Khanh.

Thực hiện như hình.

Noted: Chúng ta có thể chọn tất cả các email thay vì 1 user cụ thể như ví dụ này; và cũng có thể chọn chỉ chôm các email gửi nhận trong nội bộ lẫn nhau, hay chỉ chôm các mail khi gửi ra ngoài (khác domain).

Exchange Shell:

New-JournalRule -Name "Journal - Van Cong Khanh" -JournalEmailAddress "journal@ABC.com" -Scope Global -Recipient khanhvc@ABC.com -Enabled $true

Xem thông vừa cài đặt:

[PS] C:\Windows\system32>Get-JournalRule "Journal - Van Cong Khanh"
Name                : Journal - Van Cong Khanh
Recipient           : khanhvc@ABC.com
JournalEmailAddress : journal@ABC.com
Scope               : Global
Enabled             : True

Kết quả

4. Enable Archive Cho User

Tạo thêm database có trên Archive (tương tự phần trên)

Enable Archive cho user

Kiểm tra:

Đăng nhập vào web mail ta thấy phần Archive đã được enable với tên là In-Place Archive-Nguyen Manh Tien (phần tên này chúng ta cũng có thay đổi tùy ý)

Kiểm tra Archive bằng Shell:

[PS] C:\Windows\system32>Get-Mailbox tiennm |fl Name, *Archive*

Name                                       : Nguyen Manh Tien
ArchiveDatabase                      : ArchiveDB
ArchiveGuid                              : dd31fe51-0be6-4508-9e92-dbf0932a4f93
ArchiveName                            : {In-Place Archive -Nguyen Manh Tien}
JournalArchiveAddress             :
ArchiveQuota                            : Unlimited
ArchiveWarningQuota               : Unlimited
ArchiveDomain                          :
ArchiveStatus                            : None
ArchiveState                              : Local
AutoExpandingArchiveEnabled : False
DisabledArchiveDatabase         : ArchiveDB
DisabledArchiveGuid                 : 7000e103-3516-4f08-9d11-2540770d7b38
ArchiveRelease                         :

[PS] C:\Windows\system32>Test-ArchiveConnectivity -UserSmtp tiennm@ABC.com

RunspaceId                         : 0b472334-fdf1-4b91-b63b-dca8691677dc
Identity                                 : tiennm@ABC.com
PrimaryMRMConfiguration  :
PrimaryLastProcessedTime :
ArchiveDomain                     :
ArchiveDatabase                  : ArchiveDB
ArchiveMRMConfiguration   :
ArchiveLastProcessedTime :
ComplianceConfiguration     : ElcV2, ValidArchiveDatabase
ItemMRMProperties             :
Result                                   : Successfully logged on to the users Archive mailbox.
Error                                     :
IsValid                                  : True
ObjectState                          : New

5. Retention Policies

Mục đích: tạo Retention Policies gán cho user theo yêu cầu:
- Email của user chỉ lưu trong Inbox 10 ngày;
- Từ ngày 11 đến ngày thứ 20 sẽ move vào archive data (data khác, server khác);
- Trong khoảng từ ngày 21 đến ngày thứ 30 các email trong Inbox, Archive sẽ bị xóa và cho phép phục hồi;
- Ngày thứ 31 trở đi sẽ xóa vĩnh viễn.

Thực hiện:
- Tạo Retention Tags theo yêu cầu trên

Tạo retention tags cho việc thực hiện Archive như hình

Tạo retention tags để thực hiện xóa mail cho vào thùng rác, chỉ để lại các mail trong vòng 20 ngày gần nhất.

 Tạo retention tags thực hiện xóa vĩnh viễn các mail đã xóa đang nằm trong thùng rác, chỉ lưu lại các mail trong vòng 30 ngày gần nhất.

- Gán 3 tags vừa tạo ở trên vào  Retention Policies

- Gán Retention Policies vừa tạo cho user email cần áp đặt policies

Kiểm tra bằng ExchangeShell

Get-Mailbox TienNM | Select RetentionPolicy

Kết quả

[PS] C:\Windows\system32>Get-Mailbox TienNM | Select RetentionPolicy
Creating a new session for implicit remoting of "Get-Mailbox" command...
RetentionPolicy
---------------
MS Archive-Delete Policies
[PS] C:\Windows\system32>

user tiennm đã sử dụng RetentionPolicy có tên là MS Archive-Delete Policies

Kiểm tra RetentionPolicy có tên là MS Archive-Delete Policies được áp cho các user nào

Kiểm tra bằng ExchangeShell

Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.RetentionPolicy -eq "MS Archive-Delete Policies"} | Format-Table Name,RetentionPolicy -Auto

[PS] C:\Windows\system32>Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.RetentionPolicy -eq "MS Archive-Delete Policies"} | Format-Table Name,RetentionPolicy -Auto

Name             RetentionPolicy
----             ---------------
Nguyen Manh Tien MS Archive-Delete Policies

P/s: Bài được thực hiện trên exchange 2016 và Windows 2016
Link tham khảo:
Retention Policies

Xong!

Exchange, Create Database, Create User, Journal Rules, Retention Policies

YÊU CẦU:
1. Tạo Database cho exchange
2. Tạo mới mail box có tên Journal và trỏ vào Database có tên MailBoxDB
3. Tạo Journal Rules
4. Enable Archive Cho User
5. Retention Policies

THỰC HIỆN:
1. Tạo Database cho exchange

thực hiện như hình, nhưng để ý nhớ chọn Enable circular logging. Tính năng này cho phép tối ưu log của databe vừa tạo, nếu không chọn logs của data này ngày một tăng sẽ làm ảnh hưởng đến tốc truy cập của user trong database này và tốn tài nguyên server.

- Tương tự tạo thêm database có tên MailBoxDB.

Thực hiện bằng Exchange Shell

New-MailboxDatabase -Name "JournalDB" -EdbFilePath E:\ExchangeData\JournalDB\JournalDB.edb -LogFolderPath "E:\ExchangeData\JournalDB\Logs"

Mount-Database -identity "JournalDB"

hoặc

Mount-Database -identity "JournalDB" -Force

2. Tạo mới mail box có tên Journal và trỏ vào Database có tên MailBoxDB

Noted: Các bạn có thể chọn bất kỳ database nào bạn thích

3. Tạo Journal Rules

Mục đích: khi email ra vào của user nào đó chúng tạo Journal để copy 1 bản sao và chuyển vào địa chỉ khác (nhân bản và chôm í). Ở đây chúng tạo journal để copy email vào ra của user Van Cong Khanh.

Thực hiện như hình.

Noted: Chúng ta có thể chọn tất cả các email thay vì 1 user cụ thể như ví dụ này; và cũng có thể chọn chỉ chôm các email gửi nhận trong nội bộ lẫn nhau, hay chỉ chôm các mail khi gửi ra ngoài (khác domain).

Exchange Shell:

New-JournalRule -Name "Journal - Van Cong Khanh" -JournalEmailAddress "journal@ABC.com" -Scope Global -Recipient khanhvc@ABC.com -Enabled $true

Xem thông vừa cài đặt:

[PS] C:\Windows\system32>Get-JournalRule "Journal - Van Cong Khanh"
Name                : Journal - Van Cong Khanh
Recipient           : khanhvc@ABC.com
JournalEmailAddress : journal@ABC.com
Scope               : Global
Enabled             : True

Kết quả

4. Enable Archive Cho User

Tạo thêm database có trên Archive (tương tự phần trên)

Enable Archive cho user

Kiểm tra:

Đăng nhập vào web mail ta thấy phần Archive đã được enable với tên là In-Place Archive-Nguyen Manh Tien (phần tên này chúng ta cũng có thay đổi tùy ý)

Kiểm tra Archive bằng Shell:

[PS] C:\Windows\system32>Get-Mailbox tiennm |fl Name, *Archive*

Name                                       : Nguyen Manh Tien
ArchiveDatabase                      : ArchiveDB
ArchiveGuid                              : dd31fe51-0be6-4508-9e92-dbf0932a4f93
ArchiveName                            : {In-Place Archive -Nguyen Manh Tien}
JournalArchiveAddress             :
ArchiveQuota                            : Unlimited
ArchiveWarningQuota               : Unlimited
ArchiveDomain                          :
ArchiveStatus                            : None
ArchiveState                              : Local
AutoExpandingArchiveEnabled : False
DisabledArchiveDatabase         : ArchiveDB
DisabledArchiveGuid                 : 7000e103-3516-4f08-9d11-2540770d7b38
ArchiveRelease                         :

[PS] C:\Windows\system32>Test-ArchiveConnectivity -UserSmtp tiennm@ABC.com

RunspaceId                         : 0b472334-fdf1-4b91-b63b-dca8691677dc
Identity                                 : tiennm@ABC.com
PrimaryMRMConfiguration  :
PrimaryLastProcessedTime :
ArchiveDomain                     :
ArchiveDatabase                  : ArchiveDB
ArchiveMRMConfiguration   :
ArchiveLastProcessedTime :
ComplianceConfiguration     : ElcV2, ValidArchiveDatabase
ItemMRMProperties             :
Result                                   : Successfully logged on to the users Archive mailbox.
Error                                     :
IsValid                                  : True
ObjectState                          : New

5. Retention Policies

Mục đích: tạo Retention Policies gán cho user theo yêu cầu:
- Email của user chỉ lưu trong Inbox 10 ngày;
- Từ ngày 11 đến ngày thứ 20 sẽ move vào archive data (data khác, server khác);
- Trong khoảng từ ngày 21 đến ngày thứ 30 các email trong Inbox, Archive sẽ bị xóa và cho phép phục hồi;
- Ngày thứ 31 trở đi sẽ xóa vĩnh viễn.

Thực hiện:
- Tạo Retention Tags theo yêu cầu trên

Tạo retention tags cho việc thực hiện Archive như hình

Tạo retention tags để thực hiện xóa mail cho vào thùng rác, chỉ để lại các mail trong vòng 20 ngày gần nhất.

 Tạo retention tags thực hiện xóa vĩnh viễn các mail đã xóa đang nằm trong thùng rác, chỉ lưu lại các mail trong vòng 30 ngày gần nhất.

- Gán 3 tags vừa tạo ở trên vào  Retention Policies

- Gán Retention Policies vừa tạo cho user email cần áp đặt policies

Kiểm tra bằng ExchangeShell

Get-Mailbox TienNM | Select RetentionPolicy

Kết quả

[PS] C:\Windows\system32>Get-Mailbox TienNM | Select RetentionPolicy
Creating a new session for implicit remoting of "Get-Mailbox" command...
RetentionPolicy
---------------
MS Archive-Delete Policies
[PS] C:\Windows\system32>

user tiennm đã sử dụng RetentionPolicy có tên là MS Archive-Delete Policies

Kiểm tra RetentionPolicy có tên là MS Archive-Delete Policies được áp cho các user nào

Kiểm tra bằng ExchangeShell

Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.RetentionPolicy -eq "MS Archive-Delete Policies"} | Format-Table Name,RetentionPolicy -Auto

[PS] C:\Windows\system32>Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.RetentionPolicy -eq "MS Archive-Delete Policies"} | Format-Table Name,RetentionPolicy -Auto

Name             RetentionPolicy
----             ---------------
Nguyen Manh Tien MS Archive-Delete Policies

P/s: Bài được thực hiện trên exchange 2016 và Windows 2016
Link tham khảo:
Retention Policies

Xong!